Organisatie X is een fusieorganisatie in de sector jeugdhulpverlening. Een viertal voorheen autonoom functionerende instellingen hebben de handen in elkaar geslagen en zijn samengegaan onder de naam Organisatie X. Een belangrijk doel van de fusie is een versterking van de positie in de regio om van hieruit beter invulling te kunnen aan het door de overheid geïntroduceerde fenomeen marktwerking. De doelgroep staat hierbij centraal en de organisatie staat daarom voor een hoge kwaliteit van hulpverlening tegen een gezonde kostprijs.

Met de introductie van de marktwerking is ondermeer ook het aspect kwaliteit en kwaliteitsbewaking een belangrijk issue in de jeugdhulpverlening. Voor medewerkers in de sector zijn dit ingrijpende veranderingen. Concurreren met andere aanbieders, je als organisatie profileren op de markt en het besef dat de hulpvragers niet meer vanzelf naar jouw instelling toekomen zijn fenomenen die voor kort voor werkers in de sector nog ondenkbaar waren. Voor managers en bestuurders is het van belang dat medewerkers aangehaakt raken bij deze veranderingen. Met “aangehaakt” bedoelen we dat medewerkers de betekenis van de doorgevoerde veranderingen onderkennen en erkennen en van hieruit ook handelen.

Een centraal aangestuurde beleidsverandering betekent voor Organisatie X een toename van “onrust” op de werkvloer. Binnen de verschillende locaties vertaalt zich dit in  verschillende beelden. Een toegenomen verzuim en verzuimfrequentie speelt, een toename van frustratie, ontevredenheid en gemopper komt voor terwijl ook een ervaren toename van de werkdruk een fenomeen is dat speelt. In sommige locaties is er sprake van en dreigen “wij-zij-cultuur” waarbij de nieuwe directie de rol krijgt van veranderaar op afstand die niet begrijpt wat de consequenties daarvan zijn op de werkvloer. Binnen deze context zijn wij als Penta Advies Groep binnengekomen. Een van de interim-managers heeft in het verleden succesvol met ons samengewerkt en was van mening dat wij ook hulp konden bieden bij de vraagstukken van Organisatie X.

Onze werkwijze verloopt procesmatig en gefaseerd. In een gesprek met de directeur en het hoofd Personeel & Organisatie hebben we gepraat over de te realiseren doelstellingen en de rol daarin van de Penta Advies Groep. Vervolgens hebben wij de directeur gecontracteerd op onze visie en aanpak. Ons concept van “Anders kijken naar verzuim” is alleen dan effectief als de hoogste beslissers zich hieraan willen conformeren. Daarna is de aanpak en het concept besproken in het volledige managementteam. Toen ook hier commitment bestond over de aanpak en het concept als belangrijk middel om tot verbetering te komen,  was de contracteren van het gehele management rond. Vervolgens zijn we op iedere locatie afzonderlijk aan de slag gegaan. Voor de ene locatie bestond dit uit een eenmalige bijeenkomst met team- en behandelcoördinatoren waarin we het concept van ‘Anders kijken” hebben doorleefd en vervolgens hebben vastgesteld dat de locatie goed op weg was om zowel de verzuim doelstellingen te realiseren en het nieuwe beleid te implementeren.  Andere locaties kozen voor een geheel andere benadering ( maatwerk leveren is een belangrijke voorwaarde voor succes). Binnen twee locaties zijn er op het niveau van de verschillende teams bijeenkomsten georganiseerd waarin we vanuit het concept succes- en faalfactoren hebben opgespoord die van invloed zijn op de inzetbaarheid van medewerkers en de kwaliteit van de hulpverlening. Van hieruit zijn in overleg met de uitvoerders en het management plannen van aanpak opgesteld die leiden tot verbeteringen van de inzetbaarheid, een lager verzuim en een lagere verzuimfrequentie, succesbesef, zicht op het eigen aandeel in het teamsucces en bewustwording van de gevolgen van marktwerking en de daaraan verbonden kwaliteitseisen. De verschillende plannen van aanpak, telkens maatwerk per locatie en soms per team, lieten ondermeer de volgende doelstellingen en acties zien:

• Actief de-medicaliseren van verzuim door iedere medewerker bekend te maken met eenzelfde denk- en werkkader, “Anders kijken”, dat inzichtelijk maakt waar het dreigend verzuim zijn oorsprong heeft. Van hieruit komt indringend in beeld of er sprake is van ziekte of een geheel ander probleem (privéprobleem, kwalificatieprobleem, motivatieprobleem of conflict). Leidinggevenden zijn gelegitimeerd om tot een ander effectiever aanspreekgedrag te komen waardoor de inzetbaarheid van medewerkers duurzaam verbetert. De bedrijfsarts werkt eveneens vanuit dit concept in de eigen spreekkamer. Leidinggevenden die het concept (nog) niet optimaal kunnen toepassen worden hierin  gecoacht door een adviseur van de Penta Advies Groep.
  
  
• Het succesbesef van medewerkers verbetert en  krijgt inhoud door als team concrete doelen te formuleren die meetbaar en toetsbaar zijn. Deze vormen een afgeleide en concretisering van de organisatiemissie. Aan de hand van stuurinformatie zijn teams in staat de eigen prestaties te volgen. Acties in het kader van ondermeer het kwaliteitszorgsysteem krijgen hierdoor een andere waarde en betekenis. Vanuit de geformuleerde doelstellingen maken medewerkers met hun leidinggevende individuele plannen, persoonlijke prestatie en ontwikkelplannen, “wat moet ik als individuele medewerker realiseren binnen de teamdoelstellingen en wat moet ik hiertoe kennen en kunnen?” Deze vragen krijgen antwoord en maken inzichtelijk wat de individuele medewerker toevoegt en betekent voor de organisatie. Het gevoel “ertoe te doen” gedijt hierin meer dan goed en geeft invulling aan betekenis- en zingevingvraagstukken op zowel team- als individueel niveau.
  
  
• Vanuit het concept “Anders kijken”  krijgen organisatieonderdelen zicht op de eigen cultuurregels die mensen in de dagelijkse praktijk hanteren bij de uitoefening van hun werk. Duidelijk wordt wat hiervan het effect is op het uiteindelijke resultaat. Sommige cultuuraspecten zijn van grote waarde terwijl van andere duidelijk wordt dat ze het succes ondermijnen. Vanuit dit besef maken mensen nieuwe afspraken met elkaar en worden onuitgesproken cultuurregels deels vervangen door nieuwe “spelregels”die bijdragen aan het succes van de organisatie.

Onze aanpak doet een groot appél op medewerkers én hun managers. Sámen tot verandering komen door te werken aan concreet geformuleerde doelstellingen maakt dat organisaties of onderdelen hiervan enthousiast met elkaar aan de slag gaan. Ons concept “Anders kijken” is, net als wij zelf,  niet meer dan een effectief en inspirerend hulpmiddel.